Om te kunnen bepalen welk budget een vakdiscipline nodig heeft in de begroting, is een gedegen voorcalculatie zeer wenselijk. Wanneer daarbij onderscheid in kosten wordt gemaakt voor arbeid, materieelinzet, inkoop materialen en stortkosten van het vrijkomende afval , geeft dat veel inzicht. In een dergelijke berekening is het belangrijk om benchmarkgegevens toe te passen. Daarvoor zijn in de markt diverse erkende normen uit de Grond, Weg en Waterbouw beschikbaar (zoals GWW- en IMAG-productienormen uit het Groene boek). Daarnaast kunnen kengetallen getoetst worden, zoals die worden toegepast bij private en publieke bedrijven uit de sector.

In de uitwerking is het goed rekening te houden met de diverse taken in de buitenruimte en nog mooier als deze specifiek berekend en inzichtelijk gemaakt worden. Bij het maken van een doorrekening ter toetsing of onderbouwing van een gemeentelijke begroting kunnen de taken ook verdeeld worden naar dagelijks-, groot- en vervangingsonderhoud. Dit sluit daarmee aan op de assetmanagement gedachte (ofwel totale onderhoudskosten gedurende de gehele levensduur van alle voorzieningen).

In een dergelijke doorrekening van een begroting kan geen rekening worden gehouden met eventuele achterstanden. Voor een begroting worden de jaarrond kosten berekend en achterstand werk je weg met een eenmalige investering. Daarna is het de kunst om het gewenste beeld op niveau te houden.

Wanneer wij deze berekening voor u maken, heeft u naast een marktconforme uitwerking ook inzicht in de budgettaire en organisatorische effecten die de ontwikkelrichting conform de ambitie met zich meebrengen. Ook heeft u inzicht in de benodigde capaciteit van uw eigen buitendienst!

Het is de keten van alle activiteiten met als resultaat de output die direct bijdraagt aan het resultaat voor de klant, dat het primaire proces wordt genoemd. Daarbinnen zijn de afdelingen relatiebeheer, beleid, werkvoorbereiding, contractbeheersing, uitvoering te onderscheiden en uiteindelijk zorgen voor de oplevering van het product of de dienst. Daarbij is het nodig zorgvuldig te onderscheiden welke processtappen, documenten, beslismomenten en functies bijdragen aan afstemming, samenwerking en het kennen van ieders verantwoordelijkheid op basis van RASCI.

Voor het uitwerken van deze stappen hebben wij meer dan 25 jaar ervaring in huis. Diverse organisatie als de aannemerij, gemeenten en diverse overheidsbedrijven  van binnen en van buiten gezien gezien. Daar zie je voorbeelden die goed en minder goed werken. 

De besturing van een organisatie heeft tot doel ervoor te zorgen dat de organisatie als geheel presteert in lijn met de strategie van het bedrijf. Om dat voor elkaar te krijgen hebben de bestuurders en beslissers stuurinformatie nodig, informatie die aangeeft of de organisatie nog op koers ligt.

De stuurinformatie wordt vervolgens gebruikt om op:

• operationeel niveau processen en resultaten aan en bij te sturen.
• tactisch niveau prestaties en budgetten te bewaken.
• strategisch niveau de koers van de organisatie als geheel te bewaken.

Stuurinformatie is niet alleen maar een grote verzameling cijfers over het reilen en zeilen van de organisatie. Stuurinformatie is een verzameling gegevens die direct vergeleken inzicht geeft of de doelen behaald worden. Wijken ze af, dan is bijsturen noodzaak.

Deze gegevens zijn de basis voor continue verbeteren, plannen en bewaken van de dagelijkse gang van zaken. Ook in de buitenruimte is dit onmisbaar en wij weten waarom!

Programma’s voor ontwikkeldoelen zullen anders verlopen dan op voorhand bedacht. Ze bevinden zich nu eenmaal vaak in dynamische omgevingen die op allerlei manieren invloed uitoefenen op de voortgang. Bij aanvang van ieder ontwikkeldoel is het wenselijk dat de manager en zijn team zorgvuldig bepalen op welke aspecten zij zich richten. Zowel voor het plannen van het programma en alsook bij het beoordelen van de voortgang. Daarbij is goede afstemming op de opgave met de beslissers en de omgeving cruciaal. Bij iedere stap is het zorgvuldig bepalen welke informatie nodig en hierbij het meeste helpt noodzaak.

Om grip te houden op de totale voortgang is een totaal jaarplanning met ontwikkeldoelen vereist. Vervolgens is het nodig om ieder doel apart uit te werken in een programma en zal het team zich moeten houden aan de volgende basisprincipes:

• Proactief aan de slag gaan in het project, dat is wat de manager moet verwachten. Door op tijd een aantal te zaken af te spreken en te regelen, wordt dubbel werk en irritatie op een later moment voorkomen.
• Duidelijkheid creëren, door structuur in de aanpak aan te brengen, ontstaat overzicht en duidelijkheid. Zo begrijpt het team samen beter wat het programma inhoudt en wat er nodig is en zo bijdraagt aan het succes van de organisatie.
• Focus aanbrengen in de projecten. Door duidelijk af te stemmen wat een ieder gaat maken in het project en wat niet, zorgt voor een resultaatgerichte aanpak waardoor dat wat nodig is beter en sneller tot stand komt.
• Door duidelijk te hebben waarom het project ondernomen wordt, creëert dat een ieder iets maakt dat bijdraagt aan de strategie van de organisatie. En dat komt het functioneren van een ieder ten goede.

Het goed beheersen van de variabelen staat in nauw verband met goed samenwerken. Een gedeelde projectstructuur, goede onderlinge relaties en heldere communicatie zijn essentieel. Het is onze uitdaging dit goed te doen en zo een vitaal team te realiseren!